Enquanto Administrador ou Autor de uma página Events, pode criar eventos em quatro passos sucessivos que iremos detalhar neste artigo : 

1º    Detalhes do evento: o título, descrição, local, datas, campos adicionais;
2º   Atividades: criação de atividades adjacentes ao evento principal;
3º   Bilhetes: data das inscrições, número de participantes, lista de espera, requisitos;
4º   Preço: Inscrições pagas ou gratuitas, certificados, exclusivo a membros, etc.

Um evento criado pode depois  ser editado pela organização.
Para criar um novo evento, clique na secção "Eventos" na sua barra de administração e no canto superior direito, carregue no botão Criar Evento.
   
       

1º - Detalhes do Evento:

No primeiro passo para a criação de um evento, deve definir:

O título do evento: Pode definir o titulo em português ou/e em inglês, se quiser.

URL do evento: O URL completa-se automaticamente com o titulo do evento. Este URL servirá para partilhar nos canais de comunicação for do Events.

Capa do evento: A capa será uma imagem atribuída ao evento. Esta imagem será utilizada na página do evento, nos certificados e nos emails do evento. A imagem deve ter uma resolução ideal de 900px por 508px (largura x altura), o tamanho do ficheiro não deverá ultrapassar os 2MB  e o formato deve ser PNG ou JPG/JPEG. Recomendamos que não coloque texto na imagem, uma vez que o sistema UpEvents® irá sobrepor o título do evento.

Área: Selecione a área do setor em que se enquadra o evento. Por defeito, a área e setor definido é Geral > Geral. Pode definir uma nova área e setor durante a criação do evento a partir do botão Criar.

Categoria: Um evento pode assumir diferentes formas de organização como por exemplo um congresso, uma conferencia, um curso, uma reunião, etc. A categoria de evento escolhida por defeito é a "Geral".

E-mail de contacto: Pode definir um email de contacto especifico para o evento que será divulgado aos participantes caso precisam de contactar a organização. O email por defeito será o email da instituição.

Descrição do evento: Pode elaborar a descrição do seu evento em português e/ou em inglês. A descrição do evento estará na página do evento e nos certificados de participação por defeito.

Datas e duração: Define as datas de inicio e fim do evento e as horas úteis do evento. As horas úteis serão representados nos certificados dos participantes.

Local: Um local é definido por um nome e um endereço. Pode criar um novo local a partir do botão Criar ou pré-definir os locais nas definições da sua página Events. Se o evento ainda não tiver local, selecione "Sítio não definido".

Sala: Um local pode ter várias salas e provavelmente será preciso definir a sala do local onde irá se realizar o evento. A definição de uma sala não é obrigatória.

Publicação do evento: O evento será criado mas pode programar a sua visualização na página de eventos. Pode programar a publicação para uma dia especifico ou manualmente.

Campos adicionais: Os campos adicionais são perguntas que pretende fazer aos participantes no momento da suas inscrições. Carregue no botão Adicionar para criar perguntas especificas para o evento. Uma vez criados, pode definir a ordem dos campos adicionais, editá-los ou eliminá-los. 

Uma vez completado o primeiro passo, no canto inferior direito, carregue no botão Próximo para passar ao segundo passo da criação de um evento.
   
 
 

 2º - Atividades:

O segundo passo da criação de um evento consagra-se às gestão das atividades adjacentes ao evento. Para criar uma nova atividade, carregue no botão Adicionar:

Uma atividade pode ser uma conferencia, um debate, um workshop, um almoço, etc. Podemos, portanto, considerar uma atividade como um evento dentro do seu evento.

A atividade de um evento pode ser incluída no certificado de participação, requerer uma inscrição suplementar, ter o seu próprio preço, local, data, intervenientes e campos adicionais.

Nota: O sistema impede os participantes de se inscreverem em atividades que se sobreponham no tempo, nem que seja por um minuto.

O Events permite-lhe agrupar as atividades do evento:

O agrupamento das atividades permite-lhe definir limites e obrigações no número de inscrições de atividades por participante, para um determinado grupo de atividades. Para incluir uma atividade num grupo, arraste a atividade para dentro do grupo com o seu rato.

  • Mínimo de atividades: número mínimo de atividades que os participantes devem se inscrever para um determinado grupo; 

  • Máximo de atividades: número máximo de atividades que os participantes podem se inscrever para um determinado grupo;

  • Se Máximo = Mínimo: Os participantes devem se inscrever obrigatoriamente ao número de atividades requisitado para um determinado grupo;

A existência de atividades não é obrigatória. Quando acabar a configuração das atividades, carregue no botão Próximo para passar ao terceiro passo da criação de um evento.
 
   

 3º - Bilhetes:

No terceiro passo, deve definir:

Abertura e fecho das inscrições: Por defeito, apresentamos a data de abertura para o dia em que está a criar o evento e a data de fecho para o dia e hora em que o evento começa. Se a logística do evento depende muito do número de inscrições, sugerimos que o dia do fecho das inscrições seja distanciado do dia do começo do evento.

Número de vagas do evento e atividades: O número de inscrições possíveis deve ter em conta a capacidade do local ou da sala onde irá se realizar o evento. No caso das atividades, o número de inscrições estará condicionado pelo número máximo de inscrições admitidas no evento principal, a não ser que seja ilimitado.

Requisitos prévios: Pode condicionar a inscrição ao evento apenas para utilizadores que participaram anteriormente a outros eventos da instituição. Selecione o evento que seja um pré-requisito para a inscrição deste novo evento.

Permitir listas de espera: A característica da lista de espera do UpEvents®pode ser usada para duas funções distintas. Consulte o artigo Lista de espera para saber quais.  Uma vez permitida, deve escolher o seu modo de configuração. Consulte o artigo Configurar modo da lista de espera para saber as diferencias entre o manual e o automático.  

Carregue no botão Próximo para passar ao quarto e último passo da criação de um evento.
 
 

4º  - Preço:

No último passo, poderá optar no tipo de evento, definir os preços, a faturação e a emissão de certificados:

Num evento Gratuito, as inscrições de todos os utilizadores serão uniformizadas e gratuitas, incluindo as atividades. 

Num evento Pago, pode definir diversos preços, gratuidade incluída, para cada categoria de participantes. Pode também definir os preços por categoria para cada atividade do seu evento. As categorias de participantes podem ser configuradas nas definições da instituição ou definidas durante a criação de um evento.

Sim: Os cupões do evento servirão de convite para os participantes. A inscrição será por convite será gratuita para os participantes convidados. 

Não: Os cupões servirão para aplicar descontos no pagamento das inscrições. Consulte o artigo gerir cupões para mais informações.

O Events tem três métodos de pagamentos pré-definidos: MBWay, Cartão de crédito e pagamentos de referencia por Multibanco.
Pode também admitir outros dois métodos de pagamento que são a transferência bancária e o numerário. Consulte o artigo em anexo Métodos de pagamento para mais informações.
Nota: Nas transferências bancárias, as comissões serão assumidas por defeito pela instituição e variam consoante o plano do Events. Consulte o artigo
Planos e preçário para mais informações.

Quantos dias dispõe o participante para pagar: Uma vez concluída a inscrição, define quantos dias os utilizadores dispõem para efetuar o pagamento e finalizar a sua inscrição.

Faturação:  A emissão de faturas automáticas é feita através do software de faturação Moloni que está integrado com o sistema Events, permitindo a gestão contabilística de todos os movimentos do Events® no sistema Moloni.
Se a emissão for automática, pode definir o IVA do seu evento e das atividades. 

Caso a sua instituição tiver o seu próprio sistema de faturação, não precisa de escolher esta opção.
      

Sim: Os participantes que assistiram ao seu evento e que efectuaram o check-in receberão um certificado como prova da sua participação no seu evento. Para mais informações, consulte o artigo Gerir certificados de participação.

Não: O Events não emitirá certificados de participação.
     

Sim: O evento será exclusivo para os utilizadores membros da sua instituição. Para mais informações, consulte o artigo Criar evento para colaboradores.

Não: Todos os utilizadores poderão inscrever no seu evento.

Depois das configurações escolhidas, no canto inferior direito, carregue no botão Gravar.
 

Parabéns! 

O seu evento foi criado e será visível a partir da secção "Eventos" na sua barra de administração. 

Nota: Um evento recentemente criado não estará visível aos utilizadores da sua página, de modo a poder voltar editar o evento e corrigir os seus defeitos.

Depois da criação de um evento estar completa, sugerimos-lhe de não publicar o evento antes de configurar as seguintes funcionalidades:

  • Ficheiros anexos e programação;

  • Questionários;

  • Lista de espera caso precisar;

  • Oradores e palestrantes;

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